우리 학교 해외 자매대학 교환학생 및 방문학생 프로그램(이하 교환학생 프로그램)에 선발된 학우는 국제교류본부를 통해 파견 절차를 밟게 된다. 그러나 이 과정에서 미진한 행정 처리와 부족한 정보 제공으로 일부 학우들이 불편을 호소하고 있다. 

  교환학생 프로그램의 파견 절차는 ▲노미네이션 ▲오리엔테이션 ▲파견교 요구 서류 제출 ▲귀국 후 학점인정 처리 및 체험 수기 수령 등의 과정으로 진행된다. 국제교류본부에서는 학생을 파견하기 전에 우리 학교에서 선발된 학생 명단을 파견교에 알리는 노미네이션과 파견교의 학사 일정, 숙소, 항공권, 필요 비자 등을 안내하는 오리엔테이션을 실시한다.  

  2024년 1학기 교환학생 프로그램을 통해 파견 예정인 우리 학교 A 학우는 국제교류본부 측의 별도의 안내 없이 파견 절차가 지연돼 불편함을 겪었다고 호소했다. A 학우는 “국제교류본부에서 파견교에 노미네이션 레터를 보내야 파견교로부터 필수 서류 제출 안내 메일을 받을 수 있는데, 예정된 기한이 지나도 노미네이션 완료 연락이 없었다”고 설명했다. 이어 “국제교류본부에 여러 번 전화를 걸었으나 그 중 세 번이 담당자 조퇴, 출장, 퇴근이었고 문자 회신도 늦어 기약 없이 기다리는 시간이 답답했다”고 덧붙였다.  

  더불어 학우들은 국제교류본부에서 제공하는 정보가 부족해 원활한 파견 준비에 어려움을 겪게 된다는 불만도 드러냈다. 2023년 2학기 교환학생으로 파견된 조진희 학우(생물환경화학·4)는 “비자 발급 준비를 출국 4~5개월 전부터 해야 한다는 사실을 뒤늦게 알아 무비자로 파견을 온 후 현지에서 체류증을 발급받았다”며 “국제교류본부 측에서 미리 안내를 해줬으면 좋았을 것 같다”고 전달했다. A 학우 역시 “비자 인터뷰를 최대한 빠르게 신청해야 한다는 점을 안내해 줬으면 좋겠다”고 전했다. 

  학우들은 국제교류본부에 학점 변환 기준, 비자 인터뷰 관련 등의 추가 정보 제공을 당부했다. 더불어 조진희 학우는 “파견을 마친 학생들에게 받는 체험 수기를 다음 파견생들에게 도움이 되도록 자유 형식이 아닌 (파견국에서의 생활에) 필요 정보를 담을 수 있는 질문지 형식으로도 제공했으면 한다”며 개선점을 제시했다.    

  이에 국제교류본부는 “교환학생 관련 업무 담당자가 올해 신규 임용자로, 정확한 정보를 전달하고자 노력했으나 관련 업무 처리와 다수의 학생을 응대하는 과정이 원활하지 못했다”며 “진심으로 사과드린다”고 전했다. 이어 “업무 담당자가 교환학생 파견 업무를 정확하게 숙지하고, 학생 파견에 만전을 기하도록 지속해서 교육하는 등의 조치를 취해 향후 국외 파견 학생들에게 불편함 없이 만족을 드리도록 최선의 노력을 다하겠다”며 개선 의지를 드러냈다.